# Tekenta · Automatización, software e IA a medida Empresa de Barcelona que monta automatizaciones de procesos, agentes de IA y software a medida para empresas de 5 a 150 personas. Trabajamos encima de los programas que la empresa ya tiene puestos: no proponemos cambiar de ERP. Primer sistema funcionando en 14 días desde la aceptación del presupuesto, presupuesto cerrado por escrito antes de empezar, sin facturar por horas, sin coste por usuario y con el código y los datos a nombre del cliente. Lo que tiene consecuencias (mandar una factura, firmar un albarán, contestar algo delicado) siempre pasa por una persona: el sistema lo prepara y la persona lo suelta. ## Qué hacemos ### Automatizaciones Conectamos correo, WhatsApp, documentos y tu programa de gestión para que el trabajo repetitivo pase solo de un sitio a otro. Página: https://tekenta.com/servicios/automatizaciones/ ### Agentes de IA Asistentes que atienden por WhatsApp, web o teléfono, entienden lo que les preguntan y hacen algo: dan cita, cotizan, derivan. Página: https://tekenta.com/servicios/agentes-ia/ #### Agente de WhatsApp con IA Atiende el WhatsApp de tu empresa por la vía oficial, da la cita en tu agenda y pasa lo delicado a una persona con el resumen hecho. Página: https://tekenta.com/agente-whatsapp-para-empresas/ ### Software a medida Cuando el programa estándar no encaja: paneles, portales y herramientas internas hechos a tu forma de trabajar, y software agéntico que decide solo dentro de tus reglas. Página: https://tekenta.com/servicios/software-a-medida/ ### Consultoría de IA Para saber dónde aplicar la IA en tu empresa, qué priorizar y qué dejar estar. Página: https://tekenta.com/servicios/consultoria-ia/ ### Formación en IA Sesiones prácticas sobre las tareas reales de tu equipo, con tus herramientas y tus documentos. Página: https://tekenta.com/servicios/formacion-ia/ ## El agente de WhatsApp Lo resuelve solo: - Horarios, dirección, precios de tarifa y qué incluye cada servicio. - Dar, cambiar o anular una cita con los huecos reales de tu agenda. - El estado de un pedido, una reparación o un presupuesto, si está en tu programa. - Tomar los datos de quien pide presupuesto y dejarlos ordenados para tu equipo. - Recordar la cita el día antes y ofrecer el hueco que se queda libre. Lo pasa a una persona: - Una queja, o alguien que está molesto aunque no lo diga. - Un precio fuera de tarifa, un descuento o una condición especial. - Lo clínico, lo legal o cualquier cosa que pida criterio de un profesional. - Quien pide hablar con una persona: se le pasa a la primera. - Lo que no sabe. Lo reconoce en vez de inventárselo. Cómo da la cita: 1. Entiende qué pide. Qué servicio, qué día y en qué franja, aunque llegue en un audio o con faltas. Si falta un dato, lo pregunta. 2. Mira tu agenda de verdad. Con lo que dura cada servicio y quién lo hace. Solo ofrece huecos que existen. 3. Ofrece dos y cierra uno. Dos opciones se contestan en un momento; una lista de diez, no. Con la que elige, deja la cita escrita. 4. Confirma y recuerda. Manda la confirmación en el acto y el recordatorio el día antes, con la opción de cambiarla sin llamar. 5. Llena el hueco que se libera. Si alguien anula, avisa a quien estaba esperando ese día. Lo coge quien contesta antes. Lo que WhatsApp permite y no permite: - Por la vía oficial, siempre. Se monta sobre la conexión oficial de WhatsApp para empresas, verificada a nombre de tu negocio. Los programas que imitan la aplicación del móvil ponen tu número en riesgo de bloqueo. - Veinticuatro horas para contestar. Cuando alguien te escribe, el agente puede contestarle lo que haga falta durante las 24 horas siguientes a su último mensaje. - Para escribir tú primero, plantillas. Pasado ese plazo, o para mandar un recordatorio, solo vale un mensaje con plantilla aprobada por Meta. Y solo a quien haya dado permiso. - Un tope al empezar. Un número recién dado de alta tiene un tope diario de personas a las que escribir primero. Verificar la empresa lo sube, y si nadie bloquea tus mensajes, sigue subiendo. - Tu número de siempre sirve. Se puede conectar el número que ya usas y seguir contestando desde la aplicación del móvil. En la aplicación dejan de funcionar las listas de difusión y los mensajes temporales. - Nada de asistentes para todo. Desde enero de 2026, WhatsApp no deja poner un asistente que charle de cualquier tema. Sí uno que atiende a los clientes de un negocio, que es lo que se monta aquí. - Lo que cobra Meta va aparte. Meta cobra por cada mensaje de plantilla, según el tipo y el país. Contestar a quien te ha escrito, dentro de esas 24 horas, hoy no se cobra. ### ¿Puedo seguir usando mi número de siempre? Sí. Hoy el mismo número puede estar a la vez en la aplicación del móvil y en la conexión oficial. No pierdes contactos, y las conversaciones recientes pasan con él. Cambian dos cosas en la aplicación: se apagan las listas de difusión y los mensajes temporales. Los grupos siguen en el móvil, pero el agente no los ve. Si prefieres separarlo, se da de alta un número nuevo solo para el agente. Lo decides en el diagnóstico, con tu volumen de mensajes delante. ### ¿Y si alguien se enfada o pregunta algo delicado? El agente se prepara para reconocer una queja, una urgencia o una pregunta que pide criterio. Ahí no intenta resolver: avisa y se aparta. A tu equipo le llega el aviso con lo que ha pasado y lo que falta. Quien coge la conversación no tiene que leerla entera. Y a quien escribe se le dice la verdad: que le contesta una persona y cuándo. Si es fuera de horario, le dice a qué hora abre tu negocio. ### ¿Entiende audios, faltas de ortografía y catalán? Muchos mensajes llegan en audio o escritos con prisa, y un agente que no los entiende no sirve para nada. Los audios se pasan a texto y se tratan como cualquier mensaje. Si uno no se entiende, pide que se lo escriban. Contesta en castellano o en catalán según le escriban, y en otros idiomas si tu clientela los usa. ### ¿Cuánto tarda en estar contestando? El plazo es el de cualquier primer sistema: catorce días desde el sí, con tus preguntas de verdad y tu agenda conectada. Donde se va el tiempo es en la verificación de la empresa en Meta y en decidir qué pasa a tu equipo. Por eso se empieza por ahí el primer día. Al principio se leen sus conversaciones contigo, y lo que no te guste se cambia. Así aprende tu forma de contestar, no una de catálogo. ## Sectores y el proceso que se automatiza en cada uno ### Obra y reformas Proceso: Pasar el pliego del cliente a presupuesto, partida por partida. Lo que mueve: 6 h por presupuesto Lo que se automatiza aquí: - Pasar un pliego en PDF a presupuesto, partida por partida, con el banco de precios de la casa. - Comparar tres ofertas de proveedor que llegan en tres formatos distintos, en un cuadro. - Montar la certificación del mes con lo que dicen los partes de obra. - Avisar de la licitación que cierra y de la documentación que falta para presentarla. - Pasar las horas de la semana a coste de obra sin teclear el parte dos veces. Programas que se tocan: Presto, Arquímedes, TCQ, Menfis y el formato BC3 Cómo se conecta: Trabajamos sobre lo que ya tienes puesto: Presto, Arquímedes, TCQ, Menfis y tu Excel de mediciones. También AutoCAD y Revit para sacar mediciones del modelo, y Sage, A3 o Holded para la administración. Si el programa deja conectarse, se conecta; si no, se entra por donde entraría una persona. Página: https://tekenta.com/sectores/obra-y-reformas/ ### Instalaciones y mantenimiento Proceso: Del parte que llega en foto al albarán firmado y la factura. Lo que mueve: 3 días menos hasta facturar Lo que se automatiza aquí: - Del parte que el técnico manda en foto al albarán firmado y la factura del mismo día. - Dar las visitas de mantenimiento preventivo que tocan según el contrato de cada cliente. - Pedir al proveedor el material que el técnico ha apuntado en el parte. - Sacar el certificado de la instalación con los datos que ya están en el parte. - Avisar al cliente de la revisión obligatoria antes de que se le pase la fecha. Programas que se tocan: WhatsApp, Sage, Holded, Excel Cómo se conecta: Se trabaja sobre el WhatsApp que ya usan tus técnicos y sobre tu programa de administración: Sage, A3, Holded, Odoo o el Excel de siempre. Las firmas quedan guardadas con fecha, hora y el parte al que pertenecen. Si tienes un programa de avisos, se conecta con él; si el control está en un Excel compartido, se trabaja con ese Excel. Página: https://tekenta.com/sectores/instalaciones-y-mantenimiento/ ### Clínicas y centros Proceso: Atender el WhatsApp y dar cita cuando no hay nadie en recepción. Lo que mueve: 0 mensajes sin contestar fuera de horario Lo que se automatiza aquí: - Contestar el WhatsApp de la clínica fuera de horario y dar un hueco real de la agenda. - Recordar la cita y, cuando alguien la cancela, ofrecer ese hueco a quien estaba esperando. - Preparar el presupuesto del tratamiento con lo que cubre la mutua y lo que no. - Reclamar la factura pendiente sin que nadie tenga que repasar la lista. - Pasar el consentimiento y la ficha del paciente al programa de gestión, sin teclear. Programas que se tocan: Dentalink, Google Calendar, WhatsApp Cómo se conecta: Aquí hay que ser exactos, porque no todos los programas de clínica dejan entrar. Con Dentalink y con la agenda de Google la cita se escribe sola: tienen interfaz documentada, y la de Dentalink se contrata aparte. Gesden, Clinic Cloud y Odontonet no publican ninguna. Con ellos el asistente deja la cita montada y recepción la confirma en un clic. Antes del primer mensaje se firma el encargo de tratamiento del artículo 28, porque los datos de salud son categoría especial. Página: https://tekenta.com/sectores/clinicas-y-centros/ ### Industria y distribución Proceso: Meter en el ERP los pedidos que llegan en PDF, cada uno con su formato. Lo que mueve: 2 min por pedido de catorce líneas Lo que se automatiza aquí: - Meter en el ERP el pedido que llega en PDF, con el formato distinto de cada cliente. - Contestar un plazo de entrega mirando el stock y la carga de máquina de verdad. - Sacar la oferta de un mecanizado a partir del plano, el material y las horas. - Cuadrar el albarán del proveedor con su factura y avisar solo de lo que no cuadra. - Avisar de la rotura de stock antes de que la descubra el comercial delante del cliente. Programas que se tocan: Navision, SAP Business One, Odoo, A3 Cómo se conecta: Se conecta con tu ERP: Navision o Business Central, SAP Business One, Odoo, Sage 200, A3 o el desarrollo propio de la casa. Con Business Central y Odoo hay interfaz y el pedido entra solo. Con Sage 200, un desarrollo propio o SAP Business One sin su componente, se lee la base de datos y el alta se deja lista para validar. Se usa tu catálogo, con sus equivalencias. Y para las ofertas de taller, tus baremos de tiempos y materiales. Página: https://tekenta.com/sectores/industria-y-distribucion/ ### Productoras, rodajes y eventos Proceso: Convocar al equipo y mantener el contacto con quien decide. Lo que mueve: Cada semana sale el seguimiento, antes cuando se acordaban Lo que se automatiza aquí: - Convocar al equipo con la hoja de servicio y saber quién ha confirmado y quién no. - Mantener el contacto con quien decide entre un proyecto y el siguiente, sin depender de la memoria. - Montar el presupuesto de un rodaje con las tarifas, las dietas y los desplazamientos. - Cerrar el parte de cada jornada y pasarlo a coste de producción el mismo día. - Pedir y guardar seguros, permisos y licencias de cada localización, con su caducidad. Programas que se tocan: WhatsApp, Gmail, Drive Cómo se conecta: Se trabaja sobre el WhatsApp y el correo que ya usas, con Drive o Dropbox para el material y tu hoja de producción. Si tienes un programa de gestión de proyectos, se conecta; si el control está en una hoja compartida, se respeta. A tu equipo de rodaje no se le pide que aprenda una aplicación nueva en pleno proyecto. Página: https://tekenta.com/sectores/productoras-y-eventos/ ### Asesorías y servicios profesionales Proceso: Clasificar y subir las facturas de proveedor que llegan por correo. Lo que mueve: 4 días menos de cierre mensual Lo que se automatiza aquí: - Clasificar y subir las facturas de proveedor que los clientes mandan por correo. - Contestar al cliente que pregunta lo mismo cada trimestre, con sus datos delante. - Reclamar la documentación que falta antes del cierre, cliente por cliente y con la lista concreta. - Dejar el modelo preparado con los datos cuadrados, para revisar y firmar. - Pasar los movimientos del banco a la contabilidad del cliente sin picar apuntes. Programas que se tocan: A3, Sage, Holded Cómo se conecta: Se conecta con A3, Sage Despachos, Holded o tu programa de contabilidad, y con el correo donde llega todo, sea Outlook 365 o Google Workspace. Con A3 en la nube se entra por su interfaz, que pide el módulo Conectia; con Holded, por la suya. Con A3 de escritorio y Sage Despachos se genera el fichero de enlace contable de siempre. Los originales se archivan en tu carpeta, con tu estructura: cambiarla a mitad de ejercicio es buscarse un problema. Página: https://tekenta.com/sectores/servicios-profesionales/ ### Administración de fincas e inmobiliaria Proceso: Recoger la incidencia del vecino, abrir el aviso al gremio y dejar el rastro escrito. Lo que se automatiza aquí: - Recoger la incidencia del vecino por WhatsApp y abrir el aviso al gremio que toca. - Pedir tres presupuestos para una derrama y ponerlos en un cuadro comparable. - Preparar la convocatoria de la junta y el borrador del acta con los acuerdos. - Contestar al propietario que pregunta por su recibo, su cuota o su contrato. - Cuadrar los recibos del mes y avisar del impagado sin repasar el banco a mano. Programas que se tocan: Gesfincas, TAAF, Excel, WhatsApp, correo Sistema que lo respalda: https://tekenta.com/casos/#undefined ### Talleres y automoción Proceso: De la hoja de recepción del coche al presupuesto aprobado por el cliente. Lo que se automatiza aquí: - Pasar la hoja de recepción del vehículo al presupuesto de reparación. - Pedir la pieza al recambista con la matrícula y el bastidor, sin llamar. - Avisar al cliente de que el coche está listo, con el importe y el aviso de pago. - Recordar la ITV y el mantenimiento con la fecha de cada vehículo de la cartera. - Cuadrar las horas de taller con la orden de reparación antes de facturar. Programas que se tocan: GestiónTaller, Excel, WhatsApp, catálogos de recambio Sistema que lo respalda: https://tekenta.com/casos/#undefined ### Transporte y logística Proceso: Del albarán firmado en ruta al programa de gestión, sin pasar por una mesa. Lo que se automatiza aquí: - Pasar el albarán de entrega firmado en ruta al programa de gestión. - Contestar dónde está un envío sin llamar al conductor. - Montar la hoja de ruta del día con los pedidos que han entrado esta noche. - Cuadrar combustible, peajes y dietas de cada viaje con el parte del conductor. - Reclamar el albarán que falta, que es lo que impide facturar el mes. Programas que se tocan: Excel, WhatsApp, Holded, TMS del cliente Sistema que lo respalda: https://tekenta.com/casos/#undefined ### Energía y fotovoltaica Proceso: Del consumo del cliente al estudio, la oferta y el expediente de legalización. Lo que se automatiza aquí: - Sacar el estudio y la oferta de una instalación a partir de las facturas de luz del cliente. - Preparar la documentación de legalización con lo que pide cada organismo, sin repetir datos. - Seguir el expediente en la distribuidora y avisar al cliente en cada paso. - Montar el parte de puesta en marcha con las fotos y los datos del instalador. - Avisar de la revisión y del mantenimiento del año siguiente, cliente por cliente. Programas que se tocan: Excel, PVsyst, Holded, sedes electrónicas Sistema que lo respalda: https://tekenta.com/casos/#undefined ### Comercio, tienda y almacén Proceso: Del pedido de la web al almacén y a la factura, sin teclearlo dos veces. Lo que se automatiza aquí: - Pasar el pedido de la web al almacén y al programa de facturación. - Contestar el estado de un pedido o una devolución sin abrir el correo. - Actualizar precios y stock en la tienda y en el marketplace a la vez. - Cuadrar lo vendido con lo que ha entrado por la pasarela de pago. - Avisar al proveedor de la reposición antes de quedarse sin el producto que más se vende. Programas que se tocan: PrestaShop, Shopify, Holded, Amazon, Excel Sistema que lo respalda: https://tekenta.com/casos/#undefined ### Formación y academias Proceso: De la matrícula al certificado, con la documentación de bonificación hecha. Lo que se automatiza aquí: - Matricular al alumno y mandarle el primer día todo lo que necesita. - Contestar precio, horarios y requisitos fuera del horario de oficina. - Preparar la documentación de bonificación de cada grupo, con sus plazos. - Controlar los pagos del curso y reclamar la cuota pendiente. - Sacar el certificado y las notas en cuanto termina el grupo. Programas que se tocan: Moodle, Excel, Holded, FUNDAE, WhatsApp Sistema que lo respalda: https://tekenta.com/casos/#undefined ## Sistemas funcionando ### Construccions Vallteny · Obra y reformas · Vallès Occidental El presupuesto sale del pliego sin teclear una partida. Cómo llegaba: Llegaba el pliego en PDF por correo. Alguien de oficina técnica sacaba las partidas a mano, buscaba precios en el banco propio y armaba el presupuesto en Presto. Tres días si había suerte, y siempre de noche. Qué montamos: Un sistema que lee el pliego y saca las partidas con su medición. Las casa con el banco de precios de la casa y devuelve el presupuesto montado para revisar. Lo que no reconoce lo marca y espera a una persona. Ahora: Oficina técnica revisa y firma. Ya no transcribe. Lo que mueve: 6 h por presupuesto (lo que se tardaba en pasar el pliego a Presto) Del sí al sistema completo: 12 días Servicio: Automatizaciones ### Clima Sernell · Instalaciones y mantenimiento · Baix Llobregat Del parte en foto al albarán y la factura, el mismo día. Cómo llegaba: Los técnicos mandaban el parte por WhatsApp, en foto y con la letra de la furgoneta. Administración lo tecleaba cuando podía, y facturar el trabajo del lunes se iba al viernes siguiente. Qué montamos: El parte entra por WhatsApp, se lee, se comprueba contra el aviso abierto y sale el albarán. Si el cliente tiene firma pendiente, se le manda. La factura se propone y una persona la suelta. Ahora: El trabajo del lunes se factura el lunes. Lo que mueve: 3 días menos (desde que se hace el trabajo hasta que sale la factura) Del sí al sistema completo: 9 días Servicio: Automatizaciones ### Dental Arvell · Clínicas y centros · Barcelona ciudad Las primeras visitas ya no se pierden a las once de la noche. Cómo llegaba: El WhatsApp de la clínica lo miraba recepción entre paciente y paciente. Los mensajes de tarde y de fin de semana se contestaban al día siguiente, cuando esa persona ya había pedido cita en otro sitio. Qué montamos: Un asistente que atiende el WhatsApp, responde lo de siempre, ofrece los huecos reales de la agenda y cierra la cita en ella. Lo clínico y lo delicado los pasa a recepción con el contexto escrito. Ahora: Se contesta al momento, también fuera de horario. Lo que mueve: 0 mensajes (los que se quedan sin contestar fuera de horario) Del sí al sistema completo: 14 días Servicio: Agentes de IA ### Oriol Tarrida · Productoras, rodajes y eventos · Terrassa La máquina de contactos del cine escribe sola a quien decide. Cómo llegaba: Mantener el contacto con las direcciones de producción dependía de la memoria y de correos sueltos. Entre rodaje y rodaje se caía el seguimiento y había que volver a empezar. Qué montamos: Una base viva de quien decide en los rodajes, un mensaje distinto para cada persona, envío desde su propia cuenta y seguimiento de quien no ha contestado. Con panel para ver qué se ha mandado y qué ha vuelto. Ahora: Los mensajes de la semana salen sin escribirlos uno a uno. Lo que mueve: Cada semana (la frecuencia con la que sale el seguimiento, antes irregular) Del sí al sistema completo: 3 semanas Servicio: Software a medida ### Suministres Norvent · Industria y distribución · Barcelonès Los pedidos en PDF entran en el ERP sin que nadie los teclee. Cómo llegaba: Los clientes mandaban el pedido en PDF, cada uno con su formato. Dos personas de atención al cliente los pasaban a mano al ERP, y los errores de referencia se descubrían en el almacén. Qué montamos: Lectura del PDF, reconocimiento de referencias contra el catálogo propio, aviso de lo que no cuadra y alta del pedido en el ERP. Las líneas dudosas paran y esperan. Ahora: Un pedido de catorce líneas entra en dos minutos. Lo que mueve: 2 minutos (lo que tarda un pedido de catorce líneas, antes veinte) Del sí al sistema completo: 11 días Servicio: Automatizaciones ### Forma y Línea · Clínicas y centros · Sabadell Un asistente atiende y da cita mientras el equipo trabaja. Cómo llegaba: El WhatsApp se contestaba entre clienta y clienta. Las que dejaban de venir se enfriaban sin que nadie las llamara, porque no había ni un rato para hacerlo. Qué montamos: Un asistente de WhatsApp que atiende y da cita, un registro sencillo de clientas y campañas de correo para recuperar a las que no vuelven. Ahora: Se contesta al momento y la agenda se llena sin estar pendiente del móvil. Lo que mueve: Al momento (lo que se tarda en contestar, antes al final del día) Del sí al sistema completo: 2 semanas Servicio: Agentes de IA ### Mecanitzats Torbell · Industria y distribución · Osona La oferta sale del plano con el tiempo de máquina ya calculado. Cómo llegaba: Cada petición de oferta era abrir el plano, estimar tiempos de memoria y pasar el precio a mano. El que más sabía era el cuello de botella y las ofertas salían tarde. Qué montamos: Un sistema que lee el plano y la hoja de la pieza y calcula tiempos con los baremos del taller. Aplica el material y devuelve la oferta con el desglose para revisar. Ahora: La oferta sale el mismo día y siempre con el mismo criterio. Lo que mueve: 10 minutos (lo que cuesta preparar una oferta, antes media mañana) Del sí al sistema completo: 4 semanas Servicio: Software a medida ### Reformes Solvern · Obra y reformas · Maresme Ningún presupuesto se queda sin seguimiento. Cómo llegaba: Se mandaba el presupuesto y luego la vida seguía. El seguimiento se hacía cuando había un hueco, y la mayoría de las veces no lo había. Qué montamos: Un sistema que sabe qué presupuestos están abiertos y escribe al cliente a los tres, siete y catorce días, con un mensaje distinto cada vez. Avisa al comercial en cuanto alguien contesta. Ahora: El seguimiento se hace siempre, y a quien contesta se le llama. Lo que mueve: Todos (los presupuestos con seguimiento, antes los que daba tiempo) Del sí al sistema completo: 8 días Servicio: Automatizaciones ### Assessoria Bertrell · Asesorías y servicios profesionales · Barcelonès Las facturas de proveedor se clasifican y suben solas. Cómo llegaba: Cada mes llegaban cientos de facturas por correo, en PDF y con veinte formatos distintos. Alguien las abría una a una, las renombraba y las subía al programa de contabilidad. Qué montamos: Un sistema que recoge las facturas del correo, saca proveedor, base, cuota y fecha, comprueba el NIF y las deja subidas y clasificadas. Lo que no cuadra se queda en una bandeja de revisión. Ahora: El cierre del mes ya no es una semana de teclear. Lo que mueve: 4 días (lo que se ha acortado el cierre mensual) Del sí al sistema completo: 3 semanas Servicio: Automatizaciones ### Manteniments Ordella · Instalaciones y mantenimiento · Barcelona y área metropolitana El informe del administrador se manda solo el día 1. Cómo llegaba: Los partes de preventivo iban en papel y se perdían. El informe mensual para cada administrador se montaba a mano, y llegaba tarde o no llegaba. Qué montamos: Parte en el móvil con firma y foto, y control de qué toca en cada edificio. El informe mensual de cada comunidad se genera y se envía solo, con lo hecho y lo pendiente. Ahora: Cada administrador recibe su informe el día 1, sin que nadie lo prepare. Lo que mueve: Día 1 (cuándo llega el informe, antes cuando se podía) Del sí al sistema completo: 5 semanas Servicio: Software a medida ### Centre Fisio Arnella · Clínicas y centros · Barcelona ciudad El hueco de una baja se llena antes de que se note. Cómo llegaba: Cuando alguien anulaba a media mañana, ese hueco se quedaba vacío. La lista de espera estaba en una libreta y llamar no era el trabajo de nadie. Qué montamos: Al anularse una cita, el sistema busca en la lista de espera a quien encaja por tratamiento y horario, y le ofrece el hueco por WhatsApp. El primero que dice sí, se lo queda. Ahora: Las bajas de última hora se cubren sin llamar a nadie. Lo que mueve: Minutos (lo que tarda en ofrecerse un hueco libre) Del sí al sistema completo: 10 días Servicio: Agentes de IA ### Nájera Events · Productoras, rodajes y eventos · Garraf El primer mensaje a cada grupo nuevo sale solo. Cómo llegaba: Los grupos nuevos llegaban por la comunidad de siempre. Salir a buscar más era escribir uno a uno, y eso no se hacía nunca. Qué montamos: Un sistema que reúne contactos de la zona, redacta un mensaje a medida para cada uno y lo envía desde su propio correo. Las respuestas se ven en un panel. Ahora: La búsqueda y el primer mensaje salen solos; el equipo solo contesta. Lo que mueve: Sin teclear (sale el primer contacto, antes escrito a mano uno a uno) Del sí al sistema completo: 2 semanas Servicio: Software a medida ### Centre Mèdic Sant Martí · Clínicas y centros · Terrassa Cada paciente recibe su aviso desde el programa médico. Cómo llegaba: Miles de pacientes en el programa médico y nadie con tiempo de escribirles cuando tocaba la revisión. Qué montamos: Correos automáticos desde su propio programa, con el consentimiento y la protección de datos de salud resueltos por escrito antes de mandar nada. Ahora: El aviso que toca sale sin que nadie lo mande a mano. Lo que mueve: Cada revisión (se avisa al paciente sin que nadie mande nada) Del sí al sistema completo: 3 semanas Servicio: Software a medida ## Preguntas y respuestas ### ¿Qué es exactamente el diagnóstico gratuito? Son dos reuniones, en tu oficina o por videollamada. La primera es media hora con quien sufre el proceso: el jefe de obra, la administrativa o quien lleva recepción. No hace falta preparar nada ni enseñar números. Vemos por dónde te entra el trabajo, quién lo toca y cuántas veces se teclea lo mismo. También qué pasa cuando alguien se va de vacaciones. A las 48 horas nos vemos otra vez y te enseñamos el estudio. Qué proceso automatizaríamos primero y por qué, en qué orden irían los demás y cuántas horas al mes devuelve cada uno. Te lo dejamos por escrito y es tuyo, sigas o no con nosotros. No es una llamada comercial con presentación. Si vemos que lo tuyo no compensa automatizarlo, te lo decimos en la primera media hora y no hay propuesta. ### ¿Cuánto cuesta automatizar un proceso? Depende del proceso, y hay horquillas publicadas. Un proceso suelto va de 1.500 a 4.000 €. Un flujo con IA que lee y decide, de 4.000 a 12.000 €. Varios flujos o un departamento entero, de 12.000 a 35.000 €. El mantenimiento va de 50 a 400 € al mes. Lo que mueve el precio dentro de cada horquilla está explicado en la página de precio. El criterio para decidir si merece la pena es aritmético: el sistema tiene que pagarse con las horas que devuelve dentro del primer año. Si la cuenta no sale, te lo decimos y no lo montamos, aunque quieras pagarlo. Lo que no hay es tarifa de catálogo. No cuesta lo mismo leer un pedido de catorce líneas que calcular tiempos de máquina desde un plano. Después del diagnóstico recibes un presupuesto cerrado, con lo que se monta, lo que no, el plazo y el precio. Nunca por horas y sin coste por usuario. ### ¿Cuánto se tarda en tener algo funcionando? Catorce días desde el sí hasta el primer sistema funcionando con tus documentos reales, no con una demo. No es el proyecto entero: es el primer trozo que ya te quita trabajo. Ese hito se cobra cuando está funcionando. Si no funciona, no se factura. Lo hacemos así porque un proyecto de seis meses sin nada que tocar se muere por el camino. Lo grande se parte: primero lo que más horas devuelve, y encima se monta el resto. Tu equipo prueba cada trozo desde el primer día, con casos reales, incluidos los raros. Un proyecto completo suele ir de dos a seis semanas. Lo que más tarda casi nunca es el sistema. Son los accesos y decidir quién revisa qué. ### ¿Tengo que cambiar de programa? No. Lo primero que preguntamos es qué tienes puesto, y el sistema se monta alrededor. Trabajamos sobre Sage, A3, Holded, Odoo, Factorial, Presto, Arquímedes, TCQ, Navision, SAP Business One, Dentalink, Excel, Outlook 365, Teams y WhatsApp, entre otros. Si el programa publica una forma de conectarse, se conecta. Si no, se usa su formato de intercambio. En obra es el BC3, un estándar abierto que Presto, Arquímedes, TCQ y Menfis leen y escriben. Y si no hay ninguna de las dos cosas, se entra por donde entraría una persona. Cambiar de ERP para poder automatizar es la forma más cara de no resolver nada: dos años y el mismo papeleo al final. Si tu programa fuera de verdad el problema, te lo diríamos con números delante. Es la excepción. El código y las conexiones quedan a tu nombre, en tus cuentas. Si mañana cambias de proveedor, el sistema se queda donde está. ### ¿Esto sustituye a alguien de mi equipo? No es para eso. Piensa en la jornada de quien lleva la administración. De ocho horas, cinco se le van en transcribir, copiar, comprobar y perseguir. Ese trabajo no lo quiere hacer nadie y no hace falta una persona para hacerlo. Las otras tres horas son las que valen: atender bien a un cliente, cazar un error a tiempo, cerrar un presupuesto. Son las que se quedan cortas. Donde lo montamos, esas cinco horas vuelven a la persona. La misma gente lleva más volumen sin contratar. Quien tecleaba pasa a revisar y a llamar a clientes. Y el jefe de obra deja de hacer papeles por la noche. Hay una regla que no se negocia. Lo que tiene consecuencias pasa siempre por una persona: mandar una factura, firmar un albarán o contestar algo delicado. El sistema lo prepara y la persona lo suelta. ### ¿Y si el sistema se equivoca? Está hecho para pararse cuando duda. Un pedido con una referencia que no existe o una factura que no cuadra con el NIF no se resuelven a medias. Se apartan y le llegan a una persona con el motivo escrito. Todo lo que hace queda registrado: qué documento entró, qué decidió, qué escribió y a quién. Cuando algo sale raro se mira, se entiende y se corrige el criterio. Además está vigilado. Si un sistema deja de funcionar, el aviso nos llega a nosotros antes de que lo notes tú. Y el mantenimiento no es un extra. Si el sistema deja de funcionar cuando un proveedor cambia su factura, no ha servido de nada montarlo. ### ¿Qué pasa con tus datos y con el RGPD? Tus datos se quedan en tus cuentas y a tu nombre. El sistema trabaja dentro de tu correo, tu carpeta, tu ERP y tu base. Nosotros tenemos los accesos mínimos para que funcione y para mantenerlo. Puedes cortarlos cuando quieras sin romper nada. Antes de tocar un dato personal se firma el contrato de encargado del tratamiento del artículo 28 del RGPD. Dice qué datos se tratan, para qué y durante cuánto tiempo. Si el proceso usa un modelo de lenguaje, se escribe qué se le manda y qué no. Lo que no debe salir, no sale. Con datos de salud hay un paso más, porque son categoría especial. Eso cambia el consentimiento, el registro de actividades y los plazos. Se deja por escrito antes del primer mensaje. ### ¿Y si mañana desaparecéis? ¿Me quedo colgado? No. El código está en un repositorio a tu nombre y las conexiones van con tus claves, en tus cuentas. No hay una licencia nuestra en medio ni un servicio que se apague si dejas de pagarnos. Con el proyecto te entregamos cómo está montado: qué hace cada parte, dónde está, qué pasa si falla y cómo se cambia lo que se cambia a menudo. Está escrito para que lo entienda otro informático. No hay permanencia. El mantenimiento es mensual y lo puedes dejar cuando quieras. Si lo dejas, el sistema sigue funcionando: pierdes la vigilancia y los cambios, no el sistema. ### ¿En qué se diferencia de contratar a alguien o comprar un programa? Un programa de catálogo resuelve el proceso medio de un sector medio. Si tu forma de presupuestar o de facturar tiene algo propio, acabas haciendo dos trabajos. El del programa y el de tapar sus huecos. Lo pagas cada mes y no es tuyo. Contratar a alguien para el papeleo funciona hasta que se va de vacaciones o se marcha. Sube el coste fijo justo en el trabajo que no aporta nada. Y un error que se teclea mal, se teclea mal muchas veces. Un sistema a medida se ajusta a cómo trabajas, se paga una vez y es tuyo. Funciona también fuera de horario. A cambio, hay que decidir bien el criterio de cada caso. Eso obliga a poner orden, y ahí está buena parte del valor. ### ¿Sirve para una empresa de ocho personas o solo para grandes? Funciona mejor entre cinco y ciento cincuenta personas, pero lo que manda es la repetición. Una empresa de ocho que mete doscientos pedidos al mes a mano gana más que una de cien con veinte presupuestos al año. En el diagnóstico preguntamos cuántas veces al mes se repite un trabajo y cuánto tarda cada vez. De esos dos números sale si compensa. En esa franja hay volumen para que salga la cuenta, y las decisiones se toman en una reunión y no en un comité. Por debajo de cinco personas suele convenir ordenar primero el proceso. No trabajamos para particulares ni en encargos de menos de un mes. El diagnóstico, el montaje y el mantenimiento no caben en algo tan pequeño, y saldría mal para los dos. ### ¿Qué necesitáis de mí para empezar? Tres cosas. La primera, una persona de tu empresa que conozca el proceso y pueda decidir. No hace falta que sea informática: hace falta que sepa qué se hace con un albarán raro. La segunda, documentos reales, y cuanto más raros mejor. Veinte pedidos, veinte facturas o veinte partes de los que llegan de verdad, con manchas, letra a mano y formatos viejos. Con documentos bonitos sale un sistema que falla el primer martes. La tercera, los accesos: el correo, la carpeta, el ERP, el WhatsApp. Se piden los mínimos, se apunta cuál es cada uno y se pueden cortar cuando quieras. Casi siempre los accesos es lo que más tarda. Cuanto antes se los pidas a tu informático, antes hay sistema. ### ¿Qué es un agente de IA y en qué se diferencia de un chatbot? Un chatbot sigue un guion de botones. Si la persona se sale del guion, se atasca, y todo el mundo acaba escribiendo «quiero hablar con alguien». Un agente entiende lo que le dicen como lo diría cualquiera: en catalán o en castellano, con faltas y con audios. Y hace gestiones de verdad. Mira los huecos reales de la agenda y da la cita. Consulta si un pedido ha salido. Manda el albarán que falta. Para eso está conectado a tus datos, con los permisos justos. Lo importante es que sabe cuándo callarse. Lo clínico, lo caro y las reclamaciones pasan a una persona con la conversación resumida. ### ¿Cuándo no merece la pena automatizar? Hay cuatro casos, y los decimos en la primera llamada. El primero: el trabajo pasa cuatro veces al mes. Automatizarlo cuesta más que hacerlo a mano. El segundo: el criterio cambia cada semana porque nadie lo ha decidido. Un sistema solo haría el desorden más rápido. El tercero: el trabajo es de juicio y no de transcripción. Negociar con un cliente o decidir si se acepta una obra no se automatiza. El cuarto: el atasco está en otro sitio. Si no facturas a tiempo porque nadie mira los albaranes, automatizar la factura no arregla nada. Primero el orden y luego el sistema. ## Cómo trabajamos 1. Diagnóstico: media hora con quien sufre el proceso, gratis y sin preparación. A las 48 horas, una segunda reunión con el estudio: qué automatizar primero, en qué orden, cuántas horas devuelve y qué hace falta. El estudio es del cliente, siga o no con nosotros. 2. Propuesta: qué se monta, qué no y qué decide una persona. Precio y plazo cerrados por escrito. 3. Montaje: con los documentos reales de la empresa, probándolo su equipo desde el primer día. El primer sistema funcionando en 14 días, y cada hito se cobra cuando funciona. 4. Funcionando: vigilado y mantenido, mensual y sin permanencia. ## Cuándo no merece la pena Lo decimos en la primera llamada y no hay propuesta: - El trabajo pasa cuatro veces al mes. Automatizar algo que pasa poco no se paga nunca. Con volumen bajo, una hoja de cálculo bien hecha y un recordatorio en la agenda resuelven lo mismo por cero. - Tienes dentro a alguien que se maneja. Si hay una persona con cabeza técnica y tiempo, lo sencillo lo monta en n8n. Y si quiere aprender a hacerlo bien, eso es formación, no un proyecto. - Nadie ha decidido cómo se hace el proceso. Si el trabajo se hace de tres maneras distintas según quién esté, primero hay que decidir cuál es la buena. Automatizar un desorden lo multiplica. - La cuenta no sale. Si el sistema no se paga con las horas que te devuelve dentro del primer año, no se monta. Te lo decimos aunque quieras pagarlo. De cada tres peticiones que llegan, dos no encajan. ## Hacerlo tú o encargarlo: las cuatro vías Página: https://tekenta.com/hacerlo-tu-o-encargarlo/ 1. Lo montas tú. Con una herramienta de flujos: n8n, Make, Zapier o Power Automate. - Cuándo es la opción correcta: Una o dos automatizaciones sencillas, poco volumen, y alguien dentro con cabeza técnica y tiempo para mantenerlas. - Lo que suele salir mal: El mantenimiento. Un proveedor cambia el formato del PDF, una interfaz cambia sin avisar, y el flujo deja de ir un martes sin decir nada. - De quién es lo que queda: Tuyo, dentro de la cuenta de esa herramienta. Si dejas de pagarla, se para. - Quién lo arregla el día que falla: Tú, o la persona que lo montó. Si esa persona se va, se va con ella. 2. Alguien por horas. Un freelance que hace lo que le pides, y te lo factura por tiempo. - Cuándo es la opción correcta: Cuando ya tienes decidido el criterio y solo necesitas manos: sabes exactamente qué tiene que pasar con cada caso raro. - Lo que suele salir mal: Que el criterio no lo pone nadie. Y que se cobra por horas, así que quien factura no gana nada con acabar antes. - De quién es lo que queda: Depende de lo que firmes. Si no lo pone en el contrato, no lo des por hecho. - Quién lo arregla el día que falla: Quien lo montó, si sigue disponible y si le compensa volver. 3. Una agencia con cuota. Te montan algo y pagas una cuota mensual mientras lo uses. - Cuándo es la opción correcta: Cuando prefieres no pensar en el mantenimiento y te vale alquilar en vez de tener. - Lo que suele salir mal: Que el sistema no es tuyo: el día que dejas de pagar, se apaga. Y que la cuota sigue igual cuando el trabajo ya no cambia. - De quién es lo que queda: De ellos. Tú tienes acceso mientras pagues. - Quién lo arregla el día que falla: Ellos, con el plazo que ponga su contrato. 4. Un sistema a medida. Es lo que hacemos nosotros, así que júzgalo con eso delante. - Cuándo es la opción correcta: Cuando el mismo trabajo se repite muchas veces al mes, toca dos o tres programas distintos y hay que decidir qué pasa con lo dudoso. - Lo que suele salir mal: Que cuesta más de entrada. Y que hay que sentarse a decidir el criterio, que es la mitad del proyecto y no lo puede hacer nadie de fuera solo. - De quién es lo que queda: El código y los datos, a tu nombre, con la documentación para que lo pueda coger otro. - Quién lo arregla el día que falla: Nosotros, con lo que diga el acuerdo por escrito. ## Contacto WhatsApp y teléfono: 629 991 275 Formulario del diagnóstico: https://tekenta.com/diagnostico/ Horario: De lunes a viernes, en horario laboral. Contestamos el mismo día laborable, como máximo en 24 horas. Zona: Barcelona y alrededores en persona; el resto de España en remoto. Actualizado: 2026-10-30