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Cuánto cuesta automatizar un proceso

Aquí tienes horquillas, no un «depende». Las tres del mercado español, lo que entra en cada una y qué mueve el precio dentro. Y al final, la cuenta con la que decimos que no.

Si no funciona, no se factura. Cada hito se cobra cuando está en marcha con tus documentos, no cuando se empieza.

¿En qué horquilla cae lo tuyo?

Tu proceso cae en una de estas. Son las del mercado español para automatizar con inteligencia artificial, y nuestro trabajo cae dentro. Tu presupuesto concreto es cerrado y sale después del diagnóstico.

  1. Un proceso suelto

    Un trabajo que entra siempre igual y sale siempre igual. Leer el pedido en PDF y darlo de alta. Recoger las facturas del correo y clasificarlas. Mandar el recordatorio de la cita a las 24 y a las 48 horas. Un formato de entrada, una salida, un criterio claro.

    Precio y plazo 1.500 - 4.000 € De una a tres semanas

  2. Un flujo que lee y decide

    Aquí entra la parte de inteligencia artificial que de verdad aporta. Entender un documento que cada proveedor manda a su manera, sacar las partidas de un pliego o contestar por WhatsApp consultando la agenda de verdad. Y marcar lo dudoso para pasárselo a una persona con el contexto escrito.

    Precio y plazo 4.000 - 12.000 € De dos a seis semanas

  3. Varios flujos o un departamento entero

    Cuando lo que se automatiza no es un trabajo sino una cadena. Del parte a la factura, del pliego a la certificación, de la primera pregunta del paciente al hueco ocupado. Varios programas conectados, un panel para ver qué ha pasado y permisos por persona.

    Precio y plazo 12.000 - 35.000 € De seis semanas a tres meses, por trozos que ya sirven

A eso se suma el mantenimiento, que va de 50 a 400 € al mes según cuántos sistemas haya y qué vigilancia necesiten. Incluye que nos enteremos nosotros antes que tú cuando algo se rompe, y los ajustes de cuando un proveedor cambia el formato de su factura. No hay permanencia y no hay coste por usuario.

¿Qué mueve el precio dentro de la horquilla?

Si alguien te da un precio sin preguntarte por estas cinco cosas, ese precio va a cambiar. Todas se pueden mirar antes de firmar nada.

  • Cuántos formatos distintos entran Un pedido que llega siempre del mismo cliente y con la misma plantilla es un trabajo. Veinte proveedores con veinte formatos, alguno escaneado torcido y alguno a mano, son otro. Es el factor que más mueve el precio y el que más se subestima.
  • Si tu programa deja conectarse Si usas Holded, Odoo, Business Central, Factorial o Microsoft 365, el dato entra solo: publican la forma de conectarse. En obra existe el BC3, que Presto, Arquímedes, TCQ y Menfis importan y exportan. Sin ninguna de las dos, hay que entrar por donde entraría una persona. Eso cuesta más, y se dice antes de firmar.
  • Cuánto hay que decidir antes Si nadie ha decidido qué pasa cuando llega un albarán raro, la mitad del trabajo es poner ese criterio por escrito contigo. Eso se paga una vez y vale más que el propio sistema, pero hay que contarlo en el presupuesto.
  • Cuántas personas lo van a usar No cobramos nunca por usuario. Pero no es el mismo trabajo un sistema que usa una persona que uno que usan doce. Con doce hacen falta permisos distintos, un panel y un registro de quién hizo qué.
  • Qué pasa cuando falla Un sistema que puede pararse una mañana no se vigila igual que uno que tiene que estar en pie a las siete. Si de él salen las rutas del día, la vigilancia es otra, y cuesta más de montar y de mantener.

¿Cómo sale la cuenta?

Tu sistema tiene que pagarse con las horas que te devuelve dentro del primer año. Ese es todo el criterio.

Se cuentan tres cosas de tu proceso: cuántas veces al mes se repite, cuánto tarda cada vez y cuánto cuesta una hora de quien lo hace. Con eso y el precio del sistema sale un plazo en meses.

Un pedido que se teclea en seis minutos, doscientas veces al mes, son veinte horas. Si la hora de esa persona te cuesta 25 €, son 500 € al mes. Un sistema de 4.000 € se paga ahí en ocho meses.

Si el plazo pasa de doce meses, no lo montamos. Y si sale de dos o tres, que pasa más de lo que parece, llevabas mucho tiempo pagando ese trabajo sin verlo en ninguna factura.

¿Qué más se pregunta del precio?

01

¿Y si no me sale a cuenta?

Te lo decimos en el estudio, con la cuenta hecha, y no lo montamos aunque quieras pagarlo.

Un sistema que no se paga con las horas que devuelve se abandona en seis meses. Nadie lo mantiene, se cuelan errores y el equipo vuelve a hacerlo a mano. Montarlo sería cobrarte por algo que sabemos que no va a durar.

Casi siempre queda algo útil en el estudio. A veces compensa otro proceso que no habías contado, y a veces basta con ordenar el que hay antes de automatizar nada.

02

¿Se paga todo de golpe?

No. Se parte en hitos y cada hito se cobra cuando está funcionando, no cuando se empieza. El primero es el sistema en marcha con tus documentos.

El presupuesto se parte en hitos y cada uno se cobra cuando está entregado y funcionando con tus documentos de verdad. El primer hito siempre es el primer trozo del sistema en marcha, nunca un anticipo por empezar a pensar.

Si el primer hito no está funcionando, no se factura. Eso está en el presupuesto por escrito, no es una frase de la web.

03

¿Por qué no facturáis por horas?

Porque facturar por horas premia tardar. Con precio cerrado, la prisa por acabar es nuestra y el riesgo de que se alargue también.

Cuando se factura por horas, quien factura no gana nada con acabar antes, y quien paga no sabe dónde acaba. Es el modelo que hace que un proyecto de dos meses se convierta en uno de seis sin que nadie mienta.

Con precio cerrado el riesgo de que se alargue es nuestro. Y si por el camino aparece algo que nadie había visto, se dice, se valora aparte y lo decides tú. No aparece por sorpresa en la factura del mes siguiente.

Las demás preguntas, con respuesta larga

En 48 horas sabes en qué horquilla caes.

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