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Tekenta

Productoras, rodajes y eventos

Convocatorias de rodaje y seguimiento de contactos, automatizados

El rodaje se convoca solo. Tú decides a quién.

En producción todo pasa por WhatsApp y por la memoria de dos personas. Cuando el rodaje crece, esas dos personas son el riesgo.

Media hora ahora y, a las 48 horas, el estudio: qué automatizar primero en productoras, rodajes y eventos y las horas que devuelve cada cosa.

Cada semana
sale el seguimiento, antes cuando se acordaban
3 semanas
del sí al sistema completo, en un cliente del sector
14 días
al primer sistema funcionando, en cualquier proyecto

El sistema que lo hace.

Oriol Tarrida Acción y efectos especiales para cine · Terrassa

La máquina de contactos del cine escribe sola a quien decide.

Cómo llegaba
Mantener el contacto con las direcciones de producción dependía de la memoria y de correos sueltos. Entre rodaje y rodaje se caía el seguimiento y había que volver a empezar.
Qué montamos
Una base viva de quien decide en los rodajes, un mensaje distinto para cada persona, envío desde su propia cuenta y seguimiento de quien no ha contestado. Con panel para ver qué se ha mandado y qué ha vuelto.
Ahora
Los mensajes de la semana salen sin escribirlos uno a uno.

Cada semana la frecuencia con la que sale el seguimiento, antes irregular

3 semanas del sí al sistema completo

Campaña · grupos de la zona En marcha

48 enviados esta semana

6 respuestas

0 escritos a mano

Asociación · Vilanova respondió
Empresa · Sitges enviado
Club · Sant Pere de Ribes 2.º mensaje en 4 días
Escuela · Vilafranca respondió
Casal · Cubelles no le interesa
Cada mensaje sale desde la cuenta del cliente, escrito para cada contacto.

La pantalla que su equipo tiene abierta cada día, con los datos cambiados.

Cómo montamos software a medida, paso a paso

¿Dónde se te va el tiempo?

Todo esto depende hoy de la memoria de dos personas.

  • La convocatoria de cuarenta personas

    Cambia una hora de citación y hay que avisar a equipo, especialistas y proveedores, cada uno por su grupo. Se hace a mano, fuera de horas, y siempre falta alguien.

  • El contacto que se enfría

    Entre proyecto y proyecto se cae el seguimiento con las direcciones de producción. Cuando vuelve a haber hueco, hay que empezar la relación desde cero.

  • El parte de rodaje en una libreta

    Lo rodado, las horas de cada persona y el material usado acaban en fotos y notas. Facturar la semana es reconstruirla de memoria.

¿Qué se automatiza aquí?

Lo que se hace a mano antes, durante y después de cada rodaje. Casi todo se repite de un proyecto al siguiente.

  • Convocar al equipo con la hoja de servicio y saber quién ha confirmado y quién no.
  • Mantener el contacto con quien decide entre un proyecto y el siguiente, sin depender de la memoria.
  • Montar el presupuesto de un rodaje con las tarifas, las dietas y los desplazamientos.
  • Cerrar el parte de cada jornada y pasarlo a coste de producción el mismo día.
  • Pedir y guardar seguros, permisos y licencias de cada localización, con su caducidad.

¿Cómo se hace?

  1. 01

    Una base de quién es quién

    Equipo, especialistas, empresas de efectos y direcciones de producción, con su papel, su disponibilidad y la última vez que se habló con cada uno.

  2. 02

    La convocatoria sale sola

    Cada persona recibe su citación por WhatsApp con su hora, su localización y lo que le toca. Si cambia algo, el aviso llega solo a quien afecta.

  3. 03

    El seguimiento no depende de acordarse

    A quien decide se le escribe cuando toca, con un mensaje distinto cada vez y desde la cuenta de siempre. Quien contesta pasa al teléfono de una persona.

  4. 04

    Y el parte, escrito

    Horas, material y localizaciones quedan registrados el mismo día. La factura de la semana sale de ahí.

¿Funciona con WhatsApp, Gmail y Drive?

Se trabaja sobre el WhatsApp y el correo que ya usas, con Drive o Dropbox para el material y tu hoja de producción. Si tienes un programa de gestión de proyectos, se conecta; si el control está en una hoja compartida, se respeta. A tu equipo de rodaje no se le pide que aprenda una aplicación nueva en pleno proyecto.

¿Qué se pregunta en productoras, rodajes y eventos?

01

¿Se puede mandar una convocatoria por WhatsApp sin que cierren el número?

Sí, por la vía oficial de WhatsApp para empresas y con plantillas aprobadas para el primer mensaje.

Mandar envíos masivos desde un número normal acaba con el número bloqueado, y en pleno rodaje eso es un problema serio.

Damos de alta el número por la vía oficial, preparamos las plantillas de citación y dejamos escrito cuántos mensajes se pueden mandar. Producción solo elige a quién y cuándo.

02

¿Y los datos de contacto del equipo? Son personas, no empresas.

Por eso se tratan con cuidado y por escrito. Los teléfonos del equipo y de las direcciones de producción son datos personales.

Se documenta qué se guarda, para qué, cuánto tiempo y quién lo ve, y se firma el encargo de tratamiento del artículo 28 antes de la primera ficha.

La base vive en tu cuenta y cada persona puede pedir que se la borre. En un sector donde todos se conocen, eso evita quemar un contacto.

03

¿Sirve también para eventos y no solo para rodajes?

Sí, y el proceso es casi el mismo. Cambian los nombres (montaje, proveedores, personal de sala), pero el problema es idéntico.

Hay que convocar a mucha gente con horarios distintos, avisar de los cambios y no perder el contacto con quien contrata.

Para una empresa de eventos tenemos montado un sistema que reúne contactos de la zona y escribe a cada uno desde su propio correo. El mensaje sale solo, pero a quién se le escribe lo decide una persona.

04

¿Cuántos mensajes se pueden mandar al día por WhatsApp?

Depende de si el negocio está verificado. Por la vía oficial de Meta, un número sin verificar empieza con 250 conversaciones iniciadas al día.

Verificado sube a 2.000, y de ahí a 10.000 y a ilimitado según el uso. Para convocar a cuarenta personas sobra.

El límite es por cartera de negocio y no por número. Y pasadas 24 horas sin respuesta solo se pueden mandar plantillas aprobadas, así que la citación se aprueba una vez.

Las trece preguntas generales

Cuéntanos cómo convocas el próximo rodaje.

Quién avisa a quién, por qué grupo y qué pasa cuando cambia una hora. Te decimos qué parte de eso sale sola.

Contestamos el mismo día laborable, como máximo en 24 horas.