Preguntas sobre automatizar procesos: precio, plazos y datos

Son dos reuniones, en tu oficina o por videollamada. La primera es media hora con quien sufre el proceso: el jefe de obra, la administrativa o quien lleva recepción. No hace falta preparar nada ni enseñar números.

Vemos por dónde te entra el trabajo, quién lo toca y cuántas veces se teclea lo mismo. También qué pasa cuando alguien se va de vacaciones.

A las 48 horas nos vemos otra vez y te enseñamos el estudio. Qué proceso automatizaríamos primero y por qué, en qué orden irían los demás y cuántas horas al mes devuelve cada uno. Te lo dejamos por escrito y es tuyo, sigas o no con nosotros.

No es una llamada comercial con presentación. Si vemos que lo tuyo no compensa automatizarlo, te lo decimos en la primera media hora y no hay propuesta.

Depende del proceso, y hay horquillas publicadas. Un proceso suelto va de 1.500 a 4.000 €. Un flujo con IA que lee y decide, de 4.000 a 12.000 €. Varios flujos o un departamento entero, de 12.000 a 35.000 €.

El mantenimiento va de 50 a 400 € al mes. Lo que mueve el precio dentro de cada horquilla está explicado en la página de precio.

El criterio para decidir si merece la pena es aritmético: el sistema tiene que pagarse con las horas que devuelve dentro del primer año. Si la cuenta no sale, te lo decimos y no lo montamos, aunque quieras pagarlo.

Lo que no hay es tarifa de catálogo. No cuesta lo mismo leer un pedido de catorce líneas que calcular tiempos de máquina desde un plano. Después del diagnóstico recibes un presupuesto cerrado, con lo que se monta, lo que no, el plazo y el precio. Nunca por horas y sin coste por usuario.

Catorce días desde el sí hasta el primer sistema funcionando con tus documentos reales, no con una demo. No es el proyecto entero: es el primer trozo que ya te quita trabajo.

Ese hito se cobra cuando está funcionando. Si no funciona, no se factura.

Lo hacemos así porque un proyecto de seis meses sin nada que tocar se muere por el camino. Lo grande se parte: primero lo que más horas devuelve, y encima se monta el resto. Tu equipo prueba cada trozo desde el primer día, con casos reales, incluidos los raros.

Un proyecto completo suele ir de dos a seis semanas. Lo que más tarda casi nunca es el sistema. Son los accesos y decidir quién revisa qué.

No. Lo primero que preguntamos es qué tienes puesto, y el sistema se monta alrededor. Trabajamos sobre Sage, A3, Holded, Odoo, Factorial, Presto, Arquímedes, TCQ, Navision, SAP Business One, Dentalink, Excel, Outlook 365, Teams y WhatsApp, entre otros.

Si el programa publica una forma de conectarse, se conecta. Si no, se usa su formato de intercambio. En obra es el BC3, un estándar abierto que Presto, Arquímedes, TCQ y Menfis leen y escriben. Y si no hay ninguna de las dos cosas, se entra por donde entraría una persona.

Cambiar de ERP para poder automatizar es la forma más cara de no resolver nada: dos años y el mismo papeleo al final. Si tu programa fuera de verdad el problema, te lo diríamos con números delante. Es la excepción.

El código y las conexiones quedan a tu nombre, en tus cuentas. Si mañana cambias de proveedor, el sistema se queda donde está.

No es para eso. Piensa en la jornada de quien lleva la administración. De ocho horas, cinco se le van en transcribir, copiar, comprobar y perseguir.

Ese trabajo no lo quiere hacer nadie y no hace falta una persona para hacerlo. Las otras tres horas son las que valen: atender bien a un cliente, cazar un error a tiempo, cerrar un presupuesto. Son las que se quedan cortas.

Donde lo montamos, esas cinco horas vuelven a la persona. La misma gente lleva más volumen sin contratar. Quien tecleaba pasa a revisar y a llamar a clientes. Y el jefe de obra deja de hacer papeles por la noche.

Hay una regla que no se negocia. Lo que tiene consecuencias pasa siempre por una persona: mandar una factura, firmar un albarán o contestar algo delicado. El sistema lo prepara y la persona lo suelta.

Está hecho para pararse cuando duda. Un pedido con una referencia que no existe o una factura que no cuadra con el NIF no se resuelven a medias. Se apartan y le llegan a una persona con el motivo escrito.

Todo lo que hace queda registrado: qué documento entró, qué decidió, qué escribió y a quién. Cuando algo sale raro se mira, se entiende y se corrige el criterio.

Además está vigilado. Si un sistema deja de funcionar, el aviso nos llega a nosotros antes de que lo notes tú.

Y el mantenimiento no es un extra. Si el sistema deja de funcionar cuando un proveedor cambia su factura, no ha servido de nada montarlo.

Tus datos se quedan en tus cuentas y a tu nombre. El sistema trabaja dentro de tu correo, tu carpeta, tu ERP y tu base. Nosotros tenemos los accesos mínimos para que funcione y para mantenerlo. Puedes cortarlos cuando quieras sin romper nada.

Antes de tocar un dato personal se firma el contrato de encargado del tratamiento del artículo 28 del RGPD. Dice qué datos se tratan, para qué y durante cuánto tiempo.

Si el proceso usa un modelo de lenguaje, se escribe qué se le manda y qué no. Lo que no debe salir, no sale.

Con datos de salud hay un paso más, porque son categoría especial. Eso cambia el consentimiento, el registro de actividades y los plazos. Se deja por escrito antes del primer mensaje.

No. El código está en un repositorio a tu nombre y las conexiones van con tus claves, en tus cuentas. No hay una licencia nuestra en medio ni un servicio que se apague si dejas de pagarnos.

Con el proyecto te entregamos cómo está montado: qué hace cada parte, dónde está, qué pasa si falla y cómo se cambia lo que se cambia a menudo. Está escrito para que lo entienda otro informático.

No hay permanencia. El mantenimiento es mensual y lo puedes dejar cuando quieras. Si lo dejas, el sistema sigue funcionando: pierdes la vigilancia y los cambios, no el sistema.

Un programa de catálogo resuelve el proceso medio de un sector medio. Si tu forma de presupuestar o de facturar tiene algo propio, acabas haciendo dos trabajos. El del programa y el de tapar sus huecos. Lo pagas cada mes y no es tuyo.

Contratar a alguien para el papeleo funciona hasta que se va de vacaciones o se marcha. Sube el coste fijo justo en el trabajo que no aporta nada. Y un error que se teclea mal, se teclea mal muchas veces.

Un sistema a medida se ajusta a cómo trabajas, se paga una vez y es tuyo. Funciona también fuera de horario.

A cambio, hay que decidir bien el criterio de cada caso. Eso obliga a poner orden, y ahí está buena parte del valor.

Funciona mejor entre cinco y ciento cincuenta personas, pero lo que manda es la repetición. Una empresa de ocho que mete doscientos pedidos al mes a mano gana más que una de cien con veinte presupuestos al año.

En el diagnóstico preguntamos cuántas veces al mes se repite un trabajo y cuánto tarda cada vez. De esos dos números sale si compensa.

En esa franja hay volumen para que salga la cuenta, y las decisiones se toman en una reunión y no en un comité. Por debajo de cinco personas suele convenir ordenar primero el proceso.

No trabajamos para particulares ni en encargos de menos de un mes. El diagnóstico, el montaje y el mantenimiento no caben en algo tan pequeño, y saldría mal para los dos.

Tres cosas. La primera, una persona de tu empresa que conozca el proceso y pueda decidir. No hace falta que sea informática: hace falta que sepa qué se hace con un albarán raro.

La segunda, documentos reales, y cuanto más raros mejor. Veinte pedidos, veinte facturas o veinte partes de los que llegan de verdad, con manchas, letra a mano y formatos viejos. Con documentos bonitos sale un sistema que falla el primer martes.

La tercera, los accesos: el correo, la carpeta, el ERP, el WhatsApp. Se piden los mínimos, se apunta cuál es cada uno y se pueden cortar cuando quieras.

Casi siempre los accesos es lo que más tarda. Cuanto antes se los pidas a tu informático, antes hay sistema.

Un chatbot sigue un guion de botones. Si la persona se sale del guion, se atasca, y todo el mundo acaba escribiendo «quiero hablar con alguien».

Un agente entiende lo que le dicen como lo diría cualquiera: en catalán o en castellano, con faltas y con audios.

Y hace gestiones de verdad. Mira los huecos reales de la agenda y da la cita. Consulta si un pedido ha salido. Manda el albarán que falta. Para eso está conectado a tus datos, con los permisos justos.

Lo importante es que sabe cuándo callarse. Lo clínico, lo caro y las reclamaciones pasan a una persona con la conversación resumida.

Hay cuatro casos, y los decimos en la primera llamada. El primero: el trabajo pasa cuatro veces al mes. Automatizarlo cuesta más que hacerlo a mano.

El segundo: el criterio cambia cada semana porque nadie lo ha decidido. Un sistema solo haría el desorden más rápido.

El tercero: el trabajo es de juicio y no de transcripción. Negociar con un cliente o decidir si se acepta una obra no se automatiza.

El cuarto: el atasco está en otro sitio. Si no facturas a tiempo porque nadie mira los albaranes, automatizar la factura no arregla nada. Primero el orden y luego el sistema.