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Asesorías y servicios profesionales

Facturas de proveedor clasificadas y contabilizadas solas

El cierre del mes sin una semana de teclear.

En un despacho lo que se cobra es el criterio, no la transcripción. Aun así, media plantilla se pasa el mes pasando PDF a un programa.

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Media hora ahora y, a las 48 horas, el estudio: qué automatizar primero en asesorías y servicios profesionales y las horas que devuelve cada cosa.

4 días
menos de cierre mensual
3 semanas
del sí al sistema completo, en un cliente del sector
14 días
al primer sistema funcionando, en cualquier proyecto

El sistema que lo hace.

Assessoria Bertrell Despacho de asesoría de 9 personas · Barcelonès

Las facturas de proveedor se clasifican y suben solas.

Cómo llegaba
Cada mes llegaban cientos de facturas por correo, en PDF y con veinte formatos distintos. Alguien las abría una a una, las renombraba y las subía al programa de contabilidad.
Qué montamos
Un sistema que recoge las facturas del correo, saca proveedor, base, cuota y fecha, comprueba el NIF y las deja subidas y clasificadas. Lo que no cuadra se queda en una bandeja de revisión.
Ahora
El cierre del mes ya no es una semana de teclear.

4 días lo que se ha acortado el cierre mensual

3 semanas del sí al sistema completo

Bandeja de facturas · lectura automática En marcha
Buzón de facturas del cliente
Recibidas hoy: 38 PDF y XML
NºConceptoEstado
F-0914 Alquiler del local · septiembre subida
F-0915 Telefonía e internet subida
F-0916 Material de oficina subida
F-0917 Proveedor nuevo · NIF sin validar revisar
37 de 38 subidas y clasificadas · 1 para revisar sin teclear

La pantalla que su equipo tiene abierta cada día, con los datos cambiados.

Cómo montamos automatizaciones, paso a paso

¿Dónde se te va el tiempo?

En un despacho, el mes se va en transcribir lo que ya está escrito en otro sitio.

  • Cientos de facturas y veinte formatos

    Llegan por correo, cada proveedor con su plantilla. Alguien las abre una a una, las renombra y las sube. El error se descubre en el cierre, con prisa.

  • El cliente que manda el mes entero el día 18

    Perseguir documentación es trabajo que no se factura, y se hace con recordatorios escritos a mano cuando alguien se acuerda.

  • El plazo que nadie vigila

    Modelos, vencimientos y renovaciones viven en la cabeza de quien lleva cada cliente. Cuando esa persona falta, el despacho va a ciegas.

¿Qué se automatiza aquí?

Lo que se teclea en un despacho cada mes, cliente por cliente. El cierre es donde más se nota.

  • Clasificar y subir las facturas de proveedor que los clientes mandan por correo.
  • Contestar al cliente que pregunta lo mismo cada trimestre, con sus datos delante.
  • Reclamar la documentación que falta antes del cierre, cliente por cliente y con la lista concreta.
  • Dejar el modelo preparado con los datos cuadrados, para revisar y firmar.
  • Pasar los movimientos del banco a la contabilidad del cliente sin picar apuntes.

¿Cómo se hace?

  1. 01

    Se recoge del correo

    El sistema mira el buzón donde llegan las facturas, separa las que lo son y guarda el original tal como llegó.

  2. 02

    Se lee y se comprueba

    Proveedor, NIF, base, cuota, total y fecha. Se valida el NIF y que las cuentas cuadren. Lo que no cuadra no pasa.

  3. 03

    Entra clasificada

    Sube al programa de contabilidad con su cuenta, su cliente y el nombre de archivo que usas. Lo dudoso queda en una bandeja.

  4. 04

    Y se reclama lo que falta

    Al cliente que no ha mandado su documentación se le escribe solo, con la lista de lo que falta, hasta que la manda.

¿Funciona con A3, Sage y Holded?

Se conecta con A3, Sage Despachos, Holded o tu programa de contabilidad, y con el correo donde llega todo, sea Outlook 365 o Google Workspace. Con A3 en la nube se entra por su interfaz, que pide el módulo Conectia; con Holded, por la suya. Con A3 de escritorio y Sage Despachos se genera el fichero de enlace contable de siempre. Los originales se archivan en tu carpeta, con tu estructura: cambiarla a mitad de ejercicio es buscarse un problema.

¿Qué se pregunta en asesorías y servicios profesionales?

01

¿Con qué exactitud lee una factura?

Con los proveedores habituales de cada cliente acierta prácticamente siempre, porque el formato se repite y el sistema lo aprende. Son los que copan el volumen.

Lo que importa es qué pasa con lo que falla. Ninguna factura entra a medias: se queda en una bandeja con el motivo. El NIF no existe, la base y la cuota no dan el total o el importe no se parece a lo de siempre.

Alguien la resuelve en un clic y la corrección se aprende. Preferimos que pare diez veces de más a que cuele una.

02

¿Esto vale para los clientes pequeños o solo para los grandes?

Lo que decide es cuántos documentos genera cada cliente al mes. Un autónomo con quince facturas no justifica nada.

Veinte clientes con treinta facturas cada uno, sí: son seiscientos documentos al mes tecleados a mano.

En el despacho donde está montado, el cierre se acortó cuatro días al mes. La cuenta se hace en el diagnóstico con tus números, y si no sale, te lo decimos.

03

¿Puede el sistema reclamar documentación a tus clientes?

Sí, y suele ser lo que más agradece un despacho. Es trabajo que no se factura y que desgasta la relación.

El sistema sabe qué ha llegado y qué falta de cada cliente. Escribe con la lista concreta: «faltan las facturas de compras de agosto y el extracto del banco».

Se puede escalonar los días 5, 10 y 15. Lo que nunca hace es escribir de algo delicado: los avisos de importe, plazo o sanción los redacta una persona.

04

¿Los apuntes entran en A3 solos o hay que subirlos a mano?

Depende de qué A3 tengas. Con a3innuva, el de la nube, hay interfaz y el apunte entra solo, siempre que tengas contratado su módulo de conexión.

Con el A3 de escritorio no hay interfaz. Se genera el fichero de enlace contable y se importa desde Utilidades.

Las dos vías quitan el teclear. La diferencia es un clic al final del día.

Las trece preguntas generales

Mándanos diez facturas de proveedor.

De diez proveedores distintos, con sus diez formatos. Te decimos qué sacaría el sistema de cada una y qué quedaría para revisar.

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