- Pasar un pliego en PDF a presupuesto, partida por partida, con el banco de precios de la casa.
- Comparar tres ofertas de proveedor que llegan en tres formatos distintos, en un cuadro.
- Montar la certificación del mes con lo que dicen los partes de obra.
- Avisar de la licitación que cierra y de la documentación que falta para presentarla.
- Pasar las horas de la semana a coste de obra sin teclear el parte dos veces.
Qué se puede automatizar en cada sector: sesenta procesos
Cada sector tiene su papeleo.
Busca el tuyo. Tienes el trabajo exacto que se automatiza, lo que mueve y, donde lo hay, el sistema que ya lo hace en una empresa como la tuya.
Con sistema montado: seis.
Si tu sector está aquí, ya hay un sistema funcionando en una empresa como la tuya. Cada uno tiene su página, con la cifra medida y cómo se montó.
Instalaciones y mantenimiento
Del parte que llega en foto al albarán firmado y la factura.
3 días menos hasta facturar
- Del parte que el técnico manda en foto al albarán firmado y la factura del mismo día.
- Dar las visitas de mantenimiento preventivo que tocan según el contrato de cada cliente.
- Pedir al proveedor el material que el técnico ha apuntado en el parte.
- Sacar el certificado de la instalación con los datos que ya están en el parte.
- Avisar al cliente de la revisión obligatoria antes de que se le pase la fecha.
Clínicas y centros
Atender el WhatsApp y dar cita cuando no hay nadie en recepción.
0 mensajes sin contestar fuera de horario
- Contestar el WhatsApp de la clínica fuera de horario y dar un hueco real de la agenda.
- Recordar la cita y, cuando alguien la cancela, ofrecer ese hueco a quien estaba esperando.
- Preparar el presupuesto del tratamiento con lo que cubre la mutua y lo que no.
- Reclamar la factura pendiente sin que nadie tenga que repasar la lista.
- Pasar el consentimiento y la ficha del paciente al programa de gestión, sin teclear.
Industria y distribución
Meter en el ERP los pedidos que llegan en PDF, cada uno con su formato.
2 min por pedido de catorce líneas
- Meter en el ERP el pedido que llega en PDF, con el formato distinto de cada cliente.
- Contestar un plazo de entrega mirando el stock y la carga de máquina de verdad.
- Sacar la oferta de un mecanizado a partir del plano, el material y las horas.
- Cuadrar el albarán del proveedor con su factura y avisar solo de lo que no cuadra.
- Avisar de la rotura de stock antes de que la descubra el comercial delante del cliente.
Productoras, rodajes y eventos
Convocar al equipo y mantener el contacto con quien decide.
Cada semana sale el seguimiento, antes cuando se acordaban
- Convocar al equipo con la hoja de servicio y saber quién ha confirmado y quién no.
- Mantener el contacto con quien decide entre un proyecto y el siguiente, sin depender de la memoria.
- Montar el presupuesto de un rodaje con las tarifas, las dietas y los desplazamientos.
- Cerrar el parte de cada jornada y pasarlo a coste de producción el mismo día.
- Pedir y guardar seguros, permisos y licencias de cada localización, con su caducidad.
Asesorías y servicios profesionales
Clasificar y subir las facturas de proveedor que llegan por correo.
4 días menos de cierre mensual
- Clasificar y subir las facturas de proveedor que los clientes mandan por correo.
- Contestar al cliente que pregunta lo mismo cada trimestre, con sus datos delante.
- Reclamar la documentación que falta antes del cierre, cliente por cliente y con la lista concreta.
- Dejar el modelo preparado con los datos cuadrados, para revisar y firmar.
- Pasar los movimientos del banco a la contabilidad del cliente sin picar apuntes.
El mismo trabajo, en otros seis.
Si tu sector está aquí, el trabajo es el de siempre: leer un documento, decidir y dejarlo escrito en el programa. Todavía no hay un sistema nuestro que contar, así que no hay página ni cifra.
Administración de fincas e inmobiliaria
Recoger la incidencia del vecino, abrir el aviso al gremio y dejar el rastro escrito.
- Recoger la incidencia del vecino por WhatsApp y abrir el aviso al gremio que toca.
- Pedir tres presupuestos para una derrama y ponerlos en un cuadro comparable.
- Preparar la convocatoria de la junta y el borrador del acta con los acuerdos.
- Contestar al propietario que pregunta por su recibo, su cuota o su contrato.
- Cuadrar los recibos del mes y avisar del impagado sin repasar el banco a mano.
Se toca Gesfincas, TAAF, Excel, WhatsApp, correo
Talleres y automoción
De la hoja de recepción del coche al presupuesto aprobado por el cliente.
- Pasar la hoja de recepción del vehículo al presupuesto de reparación.
- Pedir la pieza al recambista con la matrícula y el bastidor, sin llamar.
- Avisar al cliente de que el coche está listo, con el importe y el aviso de pago.
- Recordar la ITV y el mantenimiento con la fecha de cada vehículo de la cartera.
- Cuadrar las horas de taller con la orden de reparación antes de facturar.
Se toca GestiónTaller, Excel, WhatsApp, catálogos de recambio
Transporte y logística
Del albarán firmado en ruta al programa de gestión, sin pasar por una mesa.
- Pasar el albarán de entrega firmado en ruta al programa de gestión.
- Contestar dónde está un envío sin llamar al conductor.
- Montar la hoja de ruta del día con los pedidos que han entrado esta noche.
- Cuadrar combustible, peajes y dietas de cada viaje con el parte del conductor.
- Reclamar el albarán que falta, que es lo que impide facturar el mes.
Se toca Excel, WhatsApp, Holded, TMS del cliente
Energía y fotovoltaica
Del consumo del cliente al estudio, la oferta y el expediente de legalización.
- Sacar el estudio y la oferta de una instalación a partir de las facturas de luz del cliente.
- Preparar la documentación de legalización con lo que pide cada organismo, sin repetir datos.
- Seguir el expediente en la distribuidora y avisar al cliente en cada paso.
- Montar el parte de puesta en marcha con las fotos y los datos del instalador.
- Avisar de la revisión y del mantenimiento del año siguiente, cliente por cliente.
Se toca Excel, PVsyst, Holded, sedes electrónicas
Comercio, tienda y almacén
Del pedido de la web al almacén y a la factura, sin teclearlo dos veces.
- Pasar el pedido de la web al almacén y al programa de facturación.
- Contestar el estado de un pedido o una devolución sin abrir el correo.
- Actualizar precios y stock en la tienda y en el marketplace a la vez.
- Cuadrar lo vendido con lo que ha entrado por la pasarela de pago.
- Avisar al proveedor de la reposición antes de quedarse sin el producto que más se vende.
Se toca PrestaShop, Shopify, Holded, Amazon, Excel
Formación y academias
De la matrícula al certificado, con la documentación de bonificación hecha.
- Matricular al alumno y mandarle el primer día todo lo que necesita.
- Contestar precio, horarios y requisitos fuera del horario de oficina.
- Preparar la documentación de bonificación de cada grupo, con sus plazos.
- Controlar los pagos del curso y reclamar la cuota pendiente.
- Sacar el certificado y las notas en cuanto termina el grupo.
Se toca Moodle, Excel, Holded, FUNDAE, WhatsApp
¿Y si tu sector no está?
Da igual. Lo que se automatiza no es «una clínica» o «una constructora». Es un pliego que se teclea, un parte que llega en foto o un pedido en PDF. O una factura que hay que clasificar, o un mensaje que nadie contesta a las once de la noche. Si en tu empresa pasa alguna de esas cosas muchas veces al mes, el sistema es casi el mismo y ya lo hemos montado.
De un sector a otro cambian dos cosas: los programas que tienes puestos y el criterio con el que se decide. Los programas se resuelven conectando, o entrando por donde entraría una persona. El criterio no sale solo. Hay que sentarse con quien sabe qué se hace con un albarán raro, y esa conversación es la mitad del proyecto.
Por eso no hay una página por sector y ciudad. Generar doscientas cruzando «automatizar presupuestos» con cada capital habría sido fácil, y es lo que Google desindexa como contenido a escala. Preferimos seis páginas que digan algo. Doce sectores en la lista y seis páginas: la diferencia es el sistema montado.
Cuéntanos cómo entra el trabajo.
En media hora vemos qué se repite en tu empresa y cuánto te cuesta en horas. A las 48 horas te enseñamos el estudio: qué automatizaríamos primero, cuántas horas devuelve y qué haría falta.
Contestamos el mismo día laborable, como máximo en 24 horas.