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Clínicas y centros

Agente de IA en WhatsApp que da cita en tu clínica

La primera visita de las once de la noche.

Quien busca dentista o fisio escribe a tres a la vez y se queda con quien contesta primero. Recepción no puede estar a eso; un asistente, sí.

Media hora ahora y, a las 48 horas, el estudio: qué automatizar primero en clínicas y centros y las horas que devuelve cada cosa.

0
mensajes sin contestar fuera de horario
14 días
del sí al sistema completo, en un cliente del sector
14 días
al primer sistema funcionando, en cualquier proyecto

El sistema que lo hace.

Dental Arvell Clínica dental de tres gabinetes · Barcelona ciudad

Las primeras visitas ya no se pierden a las once de la noche.

Cómo llegaba
El WhatsApp de la clínica lo miraba recepción entre paciente y paciente. Los mensajes de tarde y de fin de semana se contestaban al día siguiente, cuando esa persona ya había pedido cita en otro sitio.
Qué montamos
Un asistente que atiende el WhatsApp, responde lo de siempre, ofrece los huecos reales de la agenda y cierra la cita en ella. Lo clínico y lo delicado los pasa a recepción con el contexto escrito.
Ahora
Se contesta al momento, también fuera de horario.

0 mensajes los que se quedan sin contestar fuera de horario

14 días del sí al sistema completo

WhatsApp del centro · asistente En marcha

Hola, ¿tenéis hueco el jueves por la tarde para una limpieza facial?21:47

Hola, Laura. Soy el asistente del centro. El jueves hay hueco a las 17:30 o a las 19:00. ¿Cuál te va mejor?21:47

A las 19:00, porfa.21:48

Hecho: jueves a las 19:00, limpieza facial. Te llega un recordatorio el día antes.21:48

Cita creada en la agenda · sin intervención del equipo

Si la pregunta es delicada, pasa a una persona con el resumen hecho.

La pantalla que su equipo tiene abierta cada día, con los datos cambiados.

Cómo montamos agentes de ia, paso a paso

¿Dónde se te va el tiempo?

Pasa cuando no hay nadie en recepción, que es la mitad de las horas del mes.

  • El mensaje fuera de horario

    Llega cuando recepción ya ha cerrado, o un sábado. Se contesta el lunes, cuando esa persona ya tiene cita en otro sitio. Es la visita que paga el mes.

  • El hueco de la anulación

    Alguien anula a media mañana y el gabinete se queda vacío. La lista de espera está en una libreta y llamar no es trabajo de nadie.

  • El paciente que no vuelve

    Miles de fichas en el programa y nadie con tiempo de avisar de la revisión. El recordatorio sale si alguien se acuerda.

¿Qué se automatiza aquí?

Lo que recepción hace entre paciente y paciente. Cada uno se puede quitar de encima sin tocar nada clínico.

  • Contestar el WhatsApp de la clínica fuera de horario y dar un hueco real de la agenda.
  • Recordar la cita y, cuando alguien la cancela, ofrecer ese hueco a quien estaba esperando.
  • Preparar el presupuesto del tratamiento con lo que cubre la mutua y lo que no.
  • Reclamar la factura pendiente sin que nadie tenga que repasar la lista.
  • Pasar el consentimiento y la ficha del paciente al programa de gestión, sin teclear.

¿Cómo se hace?

  1. 01

    Atiende donde ya te escriben

    En el WhatsApp de la clínica, en castellano o catalán, con audios y con faltas. Se presenta como asistente y nunca finge ser una persona.

  2. 02

    Ofrece huecos de verdad

    Mira la agenda real, con la duración del tratamiento y el gabinete que toca. No ofrece lo que no existe.

  3. 03

    Cierra la cita y avisa

    Donde el programa deja escribir, la cita entra sola; donde no, recepción la confirma en un clic. El recordatorio sale igual, y un hueco anulado se ofrece a la lista de espera.

  4. 04

    Sabe cuándo callarse

    Lo clínico, lo caro, las reclamaciones y cualquier duda seria van a recepción con la conversación resumida. Nada de diagnósticos.

¿Funciona con Dentalink, Google Calendar y WhatsApp?

Aquí hay que ser exactos, porque no todos los programas de clínica dejan entrar. Con Dentalink y con la agenda de Google la cita se escribe sola: tienen interfaz documentada, y la de Dentalink se contrata aparte. Gesden, Clinic Cloud y Odontonet no publican ninguna. Con ellos el asistente deja la cita montada y recepción la confirma en un clic. Antes del primer mensaje se firma el encargo de tratamiento del artículo 28, porque los datos de salud son categoría especial.

¿Qué se pregunta en clínicas y centros?

01

¿El asistente puede dar consejo clínico?

No, y está bloqueado para que no lo haga. Un asistente que interpreta síntomas es un riesgo para el paciente y para la clínica.

Tampoco hace falta. Casi todo lo que llega es pedir hora, cambiarla, el horario, el precio de una primera visita o si trabajas con una mutua. Eso se resuelve entero.

Cuando el mensaje se sale de ahí, el asistente lo dice claro y pasa la conversación a recepción con un resumen. Hablamos de un dolor, una urgencia, una duda de tratamiento o una queja.

02

¿Cómo se cumple el RGPD con datos de salud?

Tratándolos como lo que son: categoría especial del artículo 9. En la práctica son tres cosas.

La primera: se firma el contrato de encargado del tratamiento del artículo 28 antes de tocar nada. Dice qué datos se tratan, para qué y cuánto tiempo.

La segunda: al modelo de lenguaje se le manda lo mínimo para atender la conversación. Se decide campo por campo y se deja escrito.

La tercera: queda registro de qué se hace con cada conversación. Es lo que te pedirán si algún día hay una inspección.

03

¿Los pacientes se dan cuenta de que no es una persona?

Se les dice en el primer mensaje, porque engañar ahí sale mal siempre.

Nadie se queja de que sea un asistente si le da la cita en treinta segundos. La queja llega cuando nadie contesta.

El asistente se prepara con tus respuestas reales, no con un guion genérico, y sabe decir «esto te lo contesta mañana recepción».

04

¿Y si usamos Gesden, Clinic Cloud u Odontonet?

Entonces la cita no se escribe sola, y conviene saberlo antes: ninguno de los tres publica forma de entrar desde fuera.

El asistente atiende, pregunta lo necesario y deja la cita montada con su hueco, su duración y su gabinete. Recepción la confirma en un clic, igual que la cita online del propio fabricante de Gesden.

Con Dentalink y con la agenda de Google sí entra sola. Si alguien te dice que escribe dentro de Gesden, pregúntale por dónde.

Las trece preguntas generales

Cuéntanos los cinco mensajes que más escriben tus pacientes.

Tal como llegan por WhatsApp. Te decimos cuáles cerraría el asistente solo y cuáles pasaría a recepción.

Contestamos el mismo día laborable, como máximo en 24 horas.