Automatizar un proceso

¿Lo montas tú con n8n o lo encargas?

Tienes cuatro maneras de automatizar un proceso. Montarlo tú con una herramienta de flujos, pagar a alguien por horas, contratar una cuota mensual o encargar un sistema a medida. Todas son buenas para algo. Aquí está para qué, dicho por quien cobra por la última.

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Media hora ahora y el estudio a las 48 horas: el orden de lo que hay que automatizar y las horas que devuelve cada cosa.

¿Qué se nota de cada una a los dos años?

Lo que te va a importar no es el precio del primer mes. Es lo que suele salir mal, de quién es lo que queda y quién lo arregla el día que falla.

Lo montas tú

Con una herramienta de flujos: n8n, Make, Zapier o Power Automate.

Cuándo es la opción correcta: Una o dos automatizaciones sencillas, poco volumen, y alguien dentro con cabeza técnica y tiempo para mantenerlas.
Lo que suele salir mal: El mantenimiento. Un proveedor cambia el formato del PDF, una interfaz cambia sin avisar, y el flujo deja de ir un martes sin decir nada.
De quién es lo que queda: Tuyo, dentro de la cuenta de esa herramienta. Si dejas de pagarla, se para.
Quién lo arregla el día que falla: Tú, o la persona que lo montó. Si esa persona se va, se va con ella.

Alguien por horas

Un freelance que hace lo que le pides, y te lo factura por tiempo.

Cuándo es la opción correcta: Cuando ya tienes decidido el criterio y solo necesitas manos: sabes exactamente qué tiene que pasar con cada caso raro.
Lo que suele salir mal: Que el criterio no lo pone nadie. Y que se cobra por horas, así que quien factura no gana nada con acabar antes.
De quién es lo que queda: Depende de lo que firmes. Si no lo pone en el contrato, no lo des por hecho.
Quién lo arregla el día que falla: Quien lo montó, si sigue disponible y si le compensa volver.

Una agencia con cuota

Te montan algo y pagas una cuota mensual mientras lo uses.

Cuándo es la opción correcta: Cuando prefieres no pensar en el mantenimiento y te vale alquilar en vez de tener.
Lo que suele salir mal: Que el sistema no es tuyo: el día que dejas de pagar, se apaga. Y que la cuota sigue igual cuando el trabajo ya no cambia.
De quién es lo que queda: De ellos. Tú tienes acceso mientras pagues.
Quién lo arregla el día que falla: Ellos, con el plazo que ponga su contrato.

Un sistema a medida

Es lo que hacemos nosotros, así que júzgalo con eso delante.

Cuándo es la opción correcta: Cuando el mismo trabajo se repite muchas veces al mes, toca dos o tres programas distintos y hay que decidir qué pasa con lo dudoso.
Lo que suele salir mal: Que cuesta más de entrada. Y que hay que sentarse a decidir el criterio, que es la mitad del proyecto y no lo puede hacer nadie de fuera solo.
De quién es lo que queda: El código y los datos, a tu nombre, con la documentación para que lo pueda coger otro.
Quién lo arregla el día que falla: Nosotros, con lo que diga el acuerdo por escrito.

¿Cuándo no nos necesitas?

Si estás en uno de estos cuatro casos, te lo decimos en la primera llamada y no hay propuesta. Sale más barato decirlo antes que cobrarlo después.

El trabajo pasa cuatro veces al mes

Automatizar algo que pasa poco no se paga nunca. Con volumen bajo, una hoja de cálculo bien hecha y un recordatorio en la agenda resuelven lo mismo por cero.
Tienes dentro a alguien que se maneja

Si hay una persona con cabeza técnica y tiempo, lo sencillo lo monta en n8n. Y si quiere aprender a hacerlo bien, eso es formación, no un proyecto.
Nadie ha decidido cómo se hace el proceso

Si el trabajo se hace de tres maneras distintas según quién esté, primero hay que decidir cuál es la buena. Automatizar un desorden lo multiplica.
La cuenta no sale

Si el sistema no se paga con las horas que te devuelve dentro del primer año, no se monta. Te lo decimos aunque quieras pagarlo.

Si lo que quieres es aprender a montarlo tú, esto es formación

¿Qué más se pregunta al comparar?

¿n8n o Make sirven para una empresa de verdad?

Sirven, y bastante. Para encadenar cuatro pasos entre dos programas que ya tienen interfaz, una herramienta de flujos hace el trabajo y se ve lo que hace, que no es poco.

Se quedan cortas en lo que no es un paso. Leer un documento que llega distinto cada vez, decidir qué se hace con lo dudoso o dejar rastro de quién aprobó qué. Y sostener todo eso cuando el volumen sube: ahí acabas con veinte flujos que solo entiende quien los montó.

Nosotros usamos n8n cuando es la herramienta correcta, y lo decimos en el presupuesto. Lo que no hacemos es cobrar un proyecto por algo que se resuelve con una plantilla suya.

¿Podéis partir de lo que ya tengo montado?

Es lo normal: casi nadie parte de cero. Lo que hay montado en una herramienta de flujos, en macros de Excel o en un Access de hace diez años se mira antes de tocar nada.

Del repaso sale una lista: esto se queda como está, esto se mueve porque se va a romper, y esto sobra. Con el motivo de cada cosa, que es lo que permite discutirlo.

¿Qué pasa si un día quiero dejar de trabajar con vosotros?

El código y los datos van a tu nombre, y eso está en el presupuesto antes de empezar. No hay cuota por usuario ni licencia nuestra en medio.

Se entrega con lo que hace falta para que lo coja otro: cómo está montado, dónde está cada cosa y qué mirar si algo falla. Si nos vamos y no puedes seguir sin nosotros, el trabajo estaba mal hecho.

Solo quiero que alguien me enseñe a hacerlo. ¿Eso lo hacéis?

Se trabaja con tus documentos y tus procesos, no con casos de clase. Tu gente sale sabiendo montar lo sencillo y, sobre todo, distinguir lo que merece la pena automatizar de lo que no.

Es la opción más barata de las cuatro y a veces es la correcta. Lo que no es, es la misma cosa que un sistema: enseñar a alguien no quita el trabajo de mañana.

Las preguntas generales, con la respuesta entera

Y lo que sale de un sistema a medida.

Mira los sistemas montados, con el proceso, la cifra que mueve y el plazo. Sin porcentajes de consultora.

Ver los sistemas funcionando

En 48 horas sabes cuál te toca.

Si te toca hacerlo tú, te lo decimos y te decimos por dónde empezar. Si te toca un sistema, el estudio sale con el orden y las horas que devuelve cada cosa.

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